Mikro Programında Firma Bilgileri Nasıl Değiştirilir?
Firma Unvan Değişikliğinde Ne Yapılmalıdır?
Firma unvanının değişmesi, yalnızca Mikro Yazılım’daki firma tanıtım kartının güncellenmesiyle tamamlanan bir işlem değildir. Unvan değişikliği sonrasında e-Fatura hesabı, mali mühür ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafındaki kayıtların da kontrol edilmesi gerekir.
Bu yazıda, firma unvanı değişikliğinden sonra Mikro ve e-Fatura sistemlerinde yapılması gereken işlemleri adım adım açıklıyoruz.
1. Mikro’da Firma Unvanı Güncellenmelidir
Öncelikle Mikro programında yer alan Firma Tanıtım Kartı açılmalıdır.
İlgili ekran:
501110 – Firma Tanıtım Kartı
Bu ekranda bulunan firma unvanı bilgisi yeni unvana göre güncellenmelidir. Adres, vergi dairesi, vergi numarası ve diğer firma bilgileri de kontrol edilerek güncel hâle getirilmelidir.
Mikro tarafında firma unvanının güncellenmesi dışında, unvan değişikliği nedeniyle ayrıca bir hesap kapatma veya yeni firma açma işlemi yapılmasına gerek yoktur.
2. Eski Mali Mühür ile e-Fatura Hesabı Kapatılmalıdır
Firma unvanı değişikliğinden sonra mevcut e-Fatura hesabının eski mali mühür kullanılarak kapatılması gerekir.
İşlem adımları şu şekildedir:
- e-Mikro portalına giriş yapılmalıdır.
- Eski mali mühür ile oturum açılmalıdır.
- Firma Bilgilerini Düzenle bölümü açılmalıdır.
- Firma bilgilerindeki unvan değişikliği kontrol edilmelidir.
- Hesap Kapat seçeneği kullanılarak eski e-Fatura hesabı kapatılmalıdır.
Hesap kapatma işlemi sonrasında ilgili kayıt GİB sistemine yansıyabilir. Bu nedenle GİB tarafında görünen eski hesabın da kapatıldığı kontrol edilmelidir.
3. Yeni Mali Mühür ile Yeni Hesap Açılmalıdır
Eski e-Fatura hesabı kapatıldıktan sonra yeni unvanla işlem yapabilmek için yeni mali mühür kullanılmalıdır.
Yeni mali mühür ile e-Mikro portalına giriş yapılmalı ve firma için yeni e-Fatura hesabı açılmalıdır. Hesap açma işlemi tamamlandıktan sonra aşağıdaki bilgiler kontrol edilmelidir:
|
|
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. GİB’e Bilgi Verilmelidir
Firma unvanı değişikliğiyle ilgili olarak GİB’e durumu açıklayan bir dilekçe verilmelidir. Dilekçede, eski unvan, yeni unvan, vergi numarası ve değişikliğin yürürlük tarihi gibi bilgilere yer verilmesi uygun olur.
GİB’e sunulacak dilekçenin içeriği, firmanın durumuna ve ilgili başkanlık biriminin taleplerine göre değişebilir. Bu nedenle dilekçe hazırlanmadan önce mali müşavir veya ilgili GİB biriminden güncel bilgi alınmalıdır.
5. Geçmiş Dönem Faturalarının XML Dosyaları Saklanmalıdır
Unvan değişikliği sonrasında geçmiş dönemlere ait e-Fatura kayıtlarının XML dosyaları temin edilerek güvenli bir ortamda saklanmalıdır.
Özellikle aşağıdaki belgelerin arşivlenmesi önemlidir:
- Geçmiş dönem e-Fatura XML dosyaları,
- e-Arşiv fatura XML dosyaları,
- Fatura görüntüleri,
- Gelen ve giden fatura kayıtları,
- İmzalı veya mühürlü fatura belgeleri,
- İlgili rapor ve yanıt dosyaları.
Eski e-Fatura hesabı kapatılmadan önce geçmiş dönem faturalarının XML dosyalarının alınması önerilir. Hesap kapatıldıktan sonra eski kayıtlara erişim sınırlanabileceğinden, arşiv işlemi önceden tamamlanmalıdır.
İşlem Sıralaması
Firma unvan değişikliğinde işlemler genel olarak şu sırayla yapılmalıdır:
- Mikro Firma Tanıtım Kartı (501110) üzerindeki unvan güncellenmelidir.
- Geçmiş dönem faturalarının XML dosyaları temin edilmelidir.
- Eski mali mühür ile e-Mikro portalına giriş yapılmalıdır.
- Eski e-Fatura hesabı kapatılmalıdır.
- GİB sistemindeki eski hesap kaydı kontrol edilmelidir.
- GİB’e unvan değişikliğini açıklayan dilekçe sunulmalıdır.
- Yeni mali mühür ile yeni e-Fatura hesabı açılmalıdır.
- Yeni hesap üzerindeki firma ve kullanıcı bilgileri kontrol edilmelidir.
- Test amaçlı fatura gönderim ve alım işlemleri yapılmalıdır.
Sonuç
Firma unvan değişikliğinde Mikro programında Firma Tanıtım Kartı’nın güncellenmesi gerekir. Ancak e-Fatura tarafında eski mali mühür ile mevcut hesabın kapatılması, GİB kaydının kontrol edilmesi ve yeni mali mühür ile yeni hesabın açılması da önemlidir.
Ayrıca geçmiş dönem faturalarının XML dosyaları mutlaka alınmalı ve güvenli şekilde arşivlenmelidir. İşlemlerin doğru sırayla yürütülmesi, fatura gönderiminde ve resmî kayıtların saklanmasında yaşanabilecek sorunların önüne geçer.
Not: GİB ve e-Fatura uygulamalarındaki süreçler zaman içinde değişebilir. İşlem öncesinde mali müşavirinizden veya ilgili GİB biriminden güncel prosedür hakkında bilgi almanız önerilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Firma unvanı değişince Mikro’da yeni firma açmak gerekir mi?
Hayır. Mevcut firma kaydı içerisindeki Firma Tanıtım Kartı güncellenmelidir. Mikro tarafında ayrıca yeni bir firma açılması gerekmez.Eski mali mühür ne zaman kullanılmalıdır?
Eski e-Fatura hesabını kapatmak için eski mali mühür kullanılmalıdır. Yeni hesabın açılış ve kullanım işlemleri ise yeni mali mühür ile yapılmalıdır.Geçmiş faturalar silinir mi?
Firma unvanının değişmesi geçmiş faturaları ortadan kaldırmaz. Ancak eski hesaba erişimde sorun yaşanmaması için geçmiş dönem faturalarının XML dosyaları önceden alınarak arşivlenmelidir.GİB’e dilekçe vermek gerekli midir?
Unvan değişikliğiyle ilgili GİB’e bilgi verilmesi ve gerekli dilekçenin sunulması gerekir. Dilekçe içeriği ve başvuru yöntemi için ilgili GİB biriminden veya mali müşavirden güncel bilgi alınmalıdır.Mikro’da hesap kapatma işlemi yapılır mı?
Eski e-Fatura hesabının kapatılması e-Mikro portalı üzerinden yapılır. Mikro programında ise firma bilgilerinin güncellenmesi yeterlidir.
BİLGİLENDİRME
Firmanız tamamen kapanış verdi ise, GİB’e yazılı dilekçe ile Firmanızın tamamen kapatılması için bilgi vermeniz ve Mükellefiyetinizi sonlandırmanız gerekir. Aksi taktirde Hesap Kapanışından sonra gelen E-Belgeleriniz için, GİB Portal etiketiniz aktif olur ve gelen E-Belgeleriniz GİB Portala düşer.Firmanız Nevi değişikliği yapılıyor ise, Nevi değişikliği yapılmış Firmanız için tekrardan yeni bir hesap açmadığınız taktirde gelen bir E-Belgeniz var ise GİB Portal etiketiniz aktif olur ve gelen E-Belgeleriniz GİB Portala düşer.Firmanız Unvan değişikliği yapıyor ise, Unvan değişikliği yapılmış Firmanız için tekrardan yeni bir hesap açmadığınız taktirde gelen bir E-Belgeniz var ise GİB Portal etiketiniz aktif olur ve gelen E-Belgeleriniz GİB Portala düşer.Lütfen e-Fatura ve e-İrsaliye giden kutunuzda GİB DURUM kolonundaki belgelerinizin durum kontrollerini sağlayınız. Belgelerinizin son statüye ulaştığından emin olunuz. Hesap kapandıktan sonra belgeleriniz ile ilgili portal üzerinde işlem yapılamaz. GİB’den dönen durum kodunu takip etmek mükellefin sorumluluğundadır.
Firma Adres Bilgileri Değiştiğinde Nereden Güncellenir?
Firma adresi veya iletişim bilgileriniz değiştiğinde, bu bilgilerin hem e-Mikro portalında hem de Mikro programındaki firma tanıtım kartında güncellenmesi gerekir.
Adres bilgilerinin doğru şekilde güncellenmesi; e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye belgelerinde yer alan firma bilgilerinin güncel görünmesi açısından önemlidir.
e-Mikro Portalında Adres Bilgileri Nasıl Güncellenir?
Firma adres bilgilerinizi e-Mikro portalı üzerinden güncellemek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- e-Mikro portalına giriş yapın.
- Yönetici menüsünü açın.
- Firma Bilgilerini Düzenle seçeneğine tıklayın.
- Adres ve iletişim bilgilerinizi güncelleyin.
- Yaptığınız değişiklikleri kaydedin.
Güncelleme sırasında firma adresinin yanı sıra telefon, e-posta ve diğer iletişim bilgilerinin de kontrol edilmesi önerilir.
Mikro Programında Adres Bilgileri Nasıl Güncellenir?
Adres bilgilerinin Mikro programı içinde de güncellenmesi gerekir. Bunun için:
- Mikro programını açın.
- Firma Tanıtım Kartı ekranına girin.
- 501110 – Firma Tanıtım Kartı menüsünü açın.
- Şube Bilgileri bölümüne geçin.
- Güncel adres ve iletişim bilgilerini ilgili alanlara girin.
- Değişiklikleri kaydedin.
Birden fazla şubeniz bulunuyorsa, adres değişikliğinin doğru şubeye uygulandığından emin olun.
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye Tasarımlarına Etkisi
Şube Bilgileri bölümünde güncellenen adres ve iletişim bilgileri, e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye tasarımlarında da kullanılabilir. Bu nedenle adres değişikliği sonrasında test faturası veya belge çıktısı alınarak bilgilerin doğru görünüp görünmediği kontrol edilmelidir.
Adres bilgileri güncellenmesine rağmen belgelerde eski bilgiler görünmeye devam ediyorsa, kullanılan tasarımın XSLT içeriği kontrol edilmelidir.
XSLT İçeriği Neden Kontrol Edilmelidir?
Bazı tasarımlarda adres ve iletişim bilgileri programdaki alanlardan dinamik olarak alınmak yerine doğrudan tasarımın XSLT kodu içine sabitlenmiş olabilir.
Bu durumda portal veya program üzerindeki firma bilgileri güncellense bile belgelerde eski adres görünmeye devam edebilir. Böyle bir sorunla karşılaşıldığında:
- İlgili e-Fatura, e-Arşiv veya e-İrsaliye tasarımı açılmalıdır.
- XSLT içeriği kontrol edilmelidir.
- Eski adres veya iletişim bilgilerinin tasarım içine sabit olarak yazılıp yazılmadığı incelenmelidir.
- Sabit bilgiler varsa güncel bilgilerle değiştirilmelidir.
- Tasarım kaydedildikten sonra yeni bir test belgesi oluşturulmalıdır.
Kontrol Edilmesi Gereken Alanlar
Sonuç
Firma adres bilgileriniz değiştiğinde, öncelikle e-Mikro portalında Yönetici > Firma Bilgilerini Düzenle bölümünden güncelleme yapmalısınız. Ardından Mikro programındaki 501110 – Firma Tanıtım Kartı > Şube Bilgileri bölümünü kontrol ederek adres ve iletişim bilgilerini güncellemelisiniz.
Değişikliklerden sonra e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye tasarımlarınızı test etmeniz önemlidir. Belgelerde eski adres görünmeye devam ediyorsa, ilgili tasarımın XSLT içeriğinde adres veya iletişim bilgilerinin sabit olarak tanımlanıp tanımlanmadığını kontrol etmelisiniz.
Not: Adres bilgilerinin yalnızca portalda güncellenmesi yeterli olmayabilir. Mikro programındaki şube bilgileri ve kullanılan belge tasarımları da ayrıca kontrol edilmelidir.
